Dokumenter med sensitive personopplysninger må ikke vedlegges årsregnskapet ved innsendelse via Altinn.
Regnskapsregisteret har kommet med henstilling om å være varsom med vedlegg som sendes inn til Regnskapsregisteret som vedlegg til årsregnskap. Regnskapsregisteret opplever at det blir vedlagt dokumenter som ikke hører til i årsregnskapet, og at det også legges ved dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger.
Regnskapsregisteret har kontrollrutiner med gjennomgang av dokumentene før offentliggjøring, men dette er ingen garanti for at dokumentene alltid blir fjernet. I utgangspunktet er alle dokumenter som vedlegges en innsendelse, å betrakte som offentlig tilgjengelig. Videre kan saksbehandlingen bli forsinket, slik at det påløper forsinkelsesgebyr.
Regnskapsregisterets henstilling lyder slik:
Via Altinn mottar Regnskapsregisteret jevnlig regnskap der det er vedlagt dokumenter som ikke tilhører årsregnskapet. Regnskapsregisteret vil presisere at i utgangspunktet vil alle dokumenter som sendes inn til Regnskapsregisteret i tilknytning til årsregnskapet, bli offentliggjort. Regnskapsregisterets kontroll av de innsendte regnskapene innbefatter en kontroll av om det er vedlagt dokumenter som ikke har med årsregnskapet å gjøre. I de tilfeller der saksbehandler finner dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger som nevnt i personopplysningsloven, gjøres det grep for å hindre at disse regnskapene blir gjort tilgjengelige i Brønnøysundregistrenes avgivelsesløsning.
De regnskapene som på denne måten blir plukket ut av den ordinære køen i saksbehandling, blir underlagt en mer ressurskrevende saksbehandling ved Regnskapsregisteret. For å unngå at disse personopplysningene blir offentliggjort med regnskapet må vi nekte forsendelsen som er mottatt via Altinn. Årsregnskapet kan likevel bli godkjent, men må registreres manuelt ved Regnskapsregisteret.
Dette vil medføre en forsinkelse i eventuell godkjenning eller nekting av regnskapet, som først og fremst vil ramme innsender og de regnskapspliktige enhetene selv.
Vi vil derfor oppfordre til at det kun blir innsendt filvedlegg med relevans til årsregnskapet som noter, revisjonsberetning, årsberetning og eventuelt kontantstrømoppstilling. Andre typer henvendelser kan sendes elektronisk per epost til firmapost@brreg.no eller per post. Eventuelle sensitive personopplysninger skal sendes per post.
Det er fint om dere gjør deres kunder oppmerksom på dette forholdet.
