Egendefinert import av kontoplan og saldotall i FINALE Årsoppgjør og FINALE Rapportering
Hvordan kan bruker eller systemleverandør selv definere eksportformatet.
Her finner du en beskrivelse av importformatet "Standard semikolonseparert m/header" som gjør at du som bruker eller en leverandør av regnskaps- eller budsjettsystemer selv kan skreddersy sin eksportfil og få denne importert i FINALE Årsoppgjør eller FINALE Rapportering.
Med dette formatet kan du også enkelt gjøre endringer i formatet uten at du behøver å foreta tilpasninger i FINALE Årsoppgjør eller FINALE Rapportering.
Formatet kan benyttes både til innlesing av saldotall og budsjett.
Importformatvalg ved import av en slik fil
Dersom eksport er et standardvalg i regnskapssystemet, kan du kontakte oss, slik at vi kan få lagt til regnskapssystemet med navns nevnelse i vår lite over innlesingsvalg.
i og med at filen inneholder en beskrivelse av formatet i linje nr 1, kan man endre formatet på filen innenfor retningslinjene i denne beskrivelsen uten at Finale Systemer as har behov for å kjenne til endringen.
Oppbygning av filen
- Første linje inneholder formatbeskrivelse (se nedenfor).
- Linje 2 og etterfølgende linje inneholder data som skal importeres.
- Feltskilletegn er semikolon.
- Tall innkapsles ikke i apostrofer.
- Tekst kan innkapsles i apostrofer.
- Datafilen er en ASCII-fil som består av to recordtyper:
- startrecord (heading) og
- kontorecord.
- Hver record er atskilt med CR LF (Carriage Return, LineFeed), dvs. ASCII-koder OD (hex) og OA (hex).
- Hver datafil inneholder 1 startrecord. Denne kommer som første record i ASCII-fila.
- Deretter følger 1 kontorecord for hver hovedbokskonto/dimensjon. Startrecord identifiserer innholdet i hver kontorecord.
- Fila bør avsluttes med EOF-merke 1A (hex).
Formatbeskrivelsen i første linje
Data for hver konto i linje 2 og i påfølgende linjer
Data for hver unik kombinasjon av dimensjoner (avdeling/bærer/prosjekt osv) i linje 2 og påfølgende linjer.
Hvilket innlesingsvalg kan brukes i FINALE Årsoppgjør / FINALE Periodisering:
- Standard semikolonseparert m/header (ANSI)
- Standard semikolonseparert m/header (DOS)
Hva kan leses inn med dette importformatet?
Ved innlesing i FINALE Periodisering, kan data leses inn på flere forskjellige måter, som gir følgende resultat:
- Saldotall for en enkelt periode:
Her angir brukeren om saldotallene skal leses inn til aktiv periode eller samme periode i fjor. Dersom saldotallene er periodefordelt, vil programmet identifisere korrekt periode ut fra kolonneheader, slik at f.eks. saldotall for periode 6 blir hentet fra hittil i periode 6 eller fra IB + periodetall for periode 1 til 6 avhengig av hvilke kolonner importfilen inneholder. Dersom saldotallene ikke er periodefordelt, vil tallet i Saldo-feltet leses inn i aktiv periode i år eller samme periode i fjor.
- Saldotall for 12 perioder:
Denne innlesingen krever at det er saldotall periodefordelt i importfilen. Denne innlesingen er en 2-stegs innlesing der man først angir importfil og enkelte andre innstillinger, og i steg 2 velger man hvilket regnskapsår saldotallene skal leses inn til. Det er mulig å lese inn opptil 5 år tilbake i tid i forhold til aktivt regnskapsår. Ved innlesing til inneværende regnskapsår, vil saldotallene bli oppdatert for alle perioder. Denne innlesingen er kun aktuell for å etablere periodeverdier ved første gangs bruk. Senere leser man inn data til enkeltperioder.
- Budsjett for denne periode:
Her leser man inn budsjett-tall for inneværende periode.
- Budsjett for 12 perioder:
Denne innlesingen krever at budsjett-tallene er periodefordelt i importfilen. Denne innlesingen er en 2-stegs innlesing der man først angir importfil og enkelte andre innstillinger, og i steg 2 velger man hvilket regnskapsår budsjett-tallene gjelder for.
- Innlesing til særskilte datasett (enkeltperioder eller for 12
perioder under ett):
Programmet har 27 forskjellige datasett som man kan lese inn saldotall til. Datasettene kan angis for f.eks. prognoser eller forskjellige budsjettalternativer, og man kan velge de enkelte datasettene som sammenligningstall i rapporter.
Feltnavn og beskrivelse for linje 1
Feltkodene kan for flere av feltene skrives på to alternative måter, og disse er angitt under feltkode Alt. 1 og Feltkode Alt. 2. Det er ikke nødvendig å bruke flere felt enn det som er påkrevet.
|
Feltkode |
Merknad | Data |
| KontoNr |
A |
Kontonummer, eventuelt kontostreng med dimensjoner. I tilfelle det benyttes kontostreng med dimensjoner, må ikke dimensjoner angis i egne kolonner med DimNr1, DimNr2 osv. Oppbygning av kontostreng er slik: Kontonummer - punktum - dimensjon1 - punktum - dimensjon 2 osv f.eks. slik: 1910.4.6 Dersom en dimensjon er tom, utelates dimensjonen, og det blir 2 punktum etter hverandre. Tomme dimensjoner til slutt kan utelates, slik at feltet for flere linjer kan være slik: 1910.4.6 |
| Kontonavn |
B |
Kontonavn |
| KontoNr_Kontonavn | Kontonummer og kontonavn, der kontonummer og kontonavn er i samme felt adskilt med mellomrom mellom kontonummer og kontonavn i feltet. | |
| Saldo |
C |
Saldotall (feltet brukes dersom det ikke er angitt periodefordelte saldotall, jfr feltkodene nedenfor) |
| Hittil1 |
D |
Saldo hittil i år for periode 1. |
| Hittil2 |
D |
Saldo hittil i år for periode 2. |
| Hittil3 |
D |
Saldo hittil i år for periode 3. |
| Hittil4 |
D |
Saldo hittil i år for periode 4. |
| Hittil5 |
D |
Saldo hittil i år for periode 5. |
| Hittil6 |
D |
Saldo hittil i år for periode 6. |
| Hittil7 |
D |
Saldo hittil i år for periode 7. |
| Hittil8 |
D |
Saldo hittil i år for periode 8. |
| Hittil9 |
D |
Saldo hittil i år for periode 9. |
| Hittil10 |
D |
Saldo hittil i år for periode 10. |
| Hittil11 |
D |
Saldo hittil i år for periode 11. |
| Hittil12 |
D |
Saldo hittil i år for periode 12. |
| IB | Inngående balanse i et regnskapsår | |
| Periode1 |
E |
Periodesaldo for periode 1. Tallet leses inn i periode 1 som hittilverdi i periode 1 ut fra formelen H1 = IB + P1 |
| Periode2 |
E |
Periodesaldo for periode 2. Tallet leses inn i periode 2 som hittilverdi i periode 2 ut fra formelen H2 = IB + P1 + P2 |
| Periode3 |
E |
Periodesaldo for periode 3. Tallet leses inn i periode 3 som hittilverdi i periode 3 ut fra formelen H3 = IB + P1 + P2 + P3 |
| Periode4 |
E |
Periodesaldo for periode 4. Tallet leses inn i periode 4 som hittilverdi i periode 4 ut fra formelen H4 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 |
| Periode5 |
E |
Periodesaldo for periode 5. Tallet leses inn i periode 5 som hittilverdi i periode 5 ut fra formelen H5 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 + P5 |
| Periode6 |
E |
Periodesaldo for periode 6. Tallet leses inn i periode 6 som hittilverdi i periode 6 ut fra formelen H6 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 + P5 + P6 |
| Periode7 |
E |
Periodesaldo for periode 7. Tallet leses inn i periode 7 som hittilverdi i periode 7 ut fra formelen H7 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 + P5 + P6 + P7 |
| Periode8 |
E |
Periodesaldo for periode 8. Tallet leses inn i periode 8 som hittilverdi i periode 8 ut fra formelen H8 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 + P5 + P6 + P7 + P8 |
| Periode9 |
E |
Periodesaldo for periode 9. Tallet leses inn i periode 9 som hittilverdi i periode 9 ut fra formelen H9 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 + P5 + P6 + P7 + P8 + P9 |
| Periode10 |
E |
Periodesaldo for periode 10. Tallet leses inn i periode 10 som hittilverdi i periode 10 ut fra formelen H10 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 + P5 + P6 + P7 + P8 + P9 + P10 |
| Periode11 |
E |
Periodesaldo for periode 11. Tallet leses inn i periode 11 som hittilverdi i periode 11 ut fra formelen H11 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 + P5 + P6 + P7 + P8 + P9 + P10 + P11 |
| Periode12 |
E |
Periodesaldo for periode 12. Tallet leses inn i periode 12 som hittilverdi i periode 12 ut fra formelen H12 = IB + P1 + P2 + P3 + P4 + P5 + P6 + P7 + P8 + P9 + P10 + P11 + P12 |
| DimNr1 |
F |
Feltet benyttes for å angi ID-feltet for Dimensjon nr 1. Dette kan være avdeling, prosjekt, bærer, produkt eller andre dimensjoner. Normalt brukes feltet til avdeling, men dette kan brukeren selv angi i FINALE Periodisering / FINALE Årsoppgjør. Feltet blir oppfattet som en tekststreng, slik at f.eks. 1 og 01 blir oppfattet som to adskilte dimensjoner. (Alias-begrepene i programmet kan likevel nyttes til å knytte bærerbegrepene sammen dersom det skjer formatendringer i eksport fra regnskapssystemet i forhold til tidligere perioder.) Dersom det er angitt en dimensjon som ikke er opprettet i FINALE Periodisering / FINALE Årsoppgjør, vil dimensjonen bli opprettet automatisk av programmet. |
| DimNavn1 |
G |
Feltet benyttes for å angi navnet for dimensjonen i DimNr1, slik at opprettelse av en ikke-eksisterende dimensjon også blir navngitt ved opprettelsen. Feltet er ikke påkrevd selv om DimNr1 er angitt. Dersom DimNr1 er angitt, uten at DimNavn1 er angitt, blir opprettelse av dimensjonen foretatt med navnet <Automatisk opprettet fra regnskap>. |
| DimNr2 |
F |
Feltet benyttes for å angi ID-feltet for Dimensjon nr 2. Forklaring for feltet DimNr1 gjelder også for dette feltet. Bruk av mer enn 1 dimensjon i FINALE Periodisering krever tilleggsmodul for inntil 3 eller inntil 10 dimensjoner. |
| DimNavn2 |
G |
Feltet benyttes for å angi navnet for dimensjonen i DimNr2, slik at opprettelse av en ikke-eksisterende dimensjon også blir navngitt ved opprettelsen. Forklaring for feltet DimNavn1 gjelder også for dette feltet. |
| DimNr3 |
F |
Feltet benyttes for å angi ID-feltet for Dimensjon nr 3. Forklaring for feltet DimNr1 gjelder også for dette feltet. Bruk av mer enn 1 dimensjon i FINALE Periodisering krever tilleggsmodul for inntil 3 eller inntil 10 dimensjoner. |
| DimNavn3 |
G |
Feltet benyttes for å angi navnet for dimensjonen i DimNr3, slik at opprettelse av en ikke-eksisterende dimensjon også blir navngitt ved opprettelsen. Forklaring for feltet DimNavn1 gjelder også for dette feltet. |
| DimNr4 osv. til DimNr10 |
F |
Feltet benyttes for å angi ID-feltet for Dimensjon nr 4 osv. til dimensjon nr 10. Forklaring for feltet DimNr1 gjelder også for dette feltet. Bruk av mer enn 3 dimensjoner i FINALE Periodisering krever tilleggsmodul for inntil 10 dimensjoner. |
| DimNavn4 osv. til DimNavn10 |
G |
Feltet benyttes for å angi navnet for dimensjonen i DimNr4 osv. til DimNr10, slik at opprettelse av en ikke-eksisterende dimensjon også blir navngitt ved opprettelsen. Forklaring for feltet DimNavn1 gjelder også for dette feltet. |
| Blankt felt | Dersom du angir blankt innhold i et felt, blir ikke feltet lest inn. | |
| * | Dersom det angis * (stjerne) i et ekstra felt i formatlinjen (linje 1), vil linje 2 og påfølgende linjer inneholde ytterligere felt som i tilfelle bli ignorert under innlesing. Stjernetegnet kan kun angis som siste felt i formatlinjen. Dersom det ikke er lagt til et * (stjerne) som et ekstra felt i formatlinjen, kreves det eksakt samsvar mellom antall felt i formatlinjen og i hver av linjene i linje 2 og påfølgende linjer. |
Merknader:
| Feltkode | Alternative feltkoder som også er tillatt | |
| A | KontoNr |
"Ktonr", "Kontonummer" eller "Konto" |
| B | Kontonavn |
"Kontot", "Kontotekst" eller "Kontotxt" |
| C | Saldo | "Hittil" |
| D | Hittil |
"Hittil" kan også angis med "Hit_", "Hit", "H" eller "Saldo" etterfulgt av periodenr f.eks. kan Hittil1 også skrives som H1 eller Saldo1. |
| E | Periode |
"Periode" kan også angis med "Per_", "Per" eller "P" etterfulgt av periodenr f.eks. kan Periode1 også skrives som P1 eller Per_1. |
| F | DimNr |
"DimNr" kan også angis med "Dim_Nr" eller "Dimnr_" etterfulgt av dimensjonsnummer f.eks. kan DimNr1 også skrives som Dim_Nr1 eller Dimnr_1. |
| G | DimNavn |
"DimNavn" kan også angis med "Dimnavn", "Dim_Navn" eller "Dimtekst" etterfulgt av dimensjonsnummer f.eks. kan DimNavn1 også skrives som Dim_Navn1 eller Dimtekst1. |
Enkelte regler med hensyn til oppbygning av eksportfilen og innlesing av filen:
Regel 2: Det angis enten 1 eller 12 perioder , i tillegg til evt. IB
Regel 3: Dersom kontonummer og kontotekst ikke er angitt så antas de å være kolonne 1 og 2.
Regel 4: Dimensjons-nr som er blankt eller bare består av 0 (nuller) betraktes som tom.
Regel 5: Identifikasjonen er ikke "case-sensitiv", dvs. at en fritt kan bruke store og små bokstaver i formatbeskrivelsen.
Regel 6: Kontotekst kan være med eller uten dobbel apostrof rundt teksten.
Regel 7: Dersom saldotallene er angitt med periodeverdier, er det behov for IB for balansekonti. Dette kan angis i en kolonne IB i fila. Dersom programmet finner periodeverdier, men ingen IB-kolonne så forsøker programmet å finne UB eller Budsjett for foregående periode i klientens saldotall. Dersom dette ikke finnes gir varsel, og innlesingen kan avbrytes. Hvis data finnes gis beskjed om hva som blir benyttet (Regnskap eller Budsjett).
Regel 8: Det skal ikke være både hittil-verdier og IB / periodeverdier i samme eksportfil. Disse verdiene er gjensidig utelukkende, slik at man enten har Hittil-verdier eller IB / Periodeverdier.
Tallformater
Den automatiske identifikasjonen i programmet er bygget opp ut fra forutsetningen om at tusenskilletegn kommer foran tallgrupper på 3 sifre og desimaltegn kommer foran en tallgruppe med 2 sifre.
Angivelse av fortegn:
- Positive saldotall kan angis med innledende eller avsluttende plusstegn.
- Negative saldotall kan angis med innledende eller avsluttende minustegn.
- Saldotall uten fortegn blir oppfattet som positive tall.
- Saldotall uten desimaler kan også angis uten desimaler.
Negative tall:
-10.000,00
10.000,00-
10.000-
-10.000
-10,000.00
10,000.00-
10,000-
-10,000
-10000
-0000010000,00
0000010000,00-
-0000010000.00
0000010000.00-Positive tall:
10.000,00
10.000
10,000.00
10,000
+10.000,00
10.000,00+
+10.000
10.000+
+10,000.00
10,000.00+
+10,000
10,000+
0000010000,00
+0000010000,00
0000010000,00+
Eksempler
Klikk her for å laste ned ZIP-fil med eksemplene nedenfor.
Eksempel 1: Enkel fil med kontonummer, -navn og saldo
Kontonr;Kontonavn;Saldo
1910;"KASSE";47500.50
eller
Ktonr;Kontotxt;H
1910;"KASSE";47500.50
eller
Kontonr_Kontonavn;H
"1910 KASSE";47500.50
Eksempel 2: Kontonummer, kontotekst og saldo, ignorerer ekstra informasjon
Kontonr;Kontonavn;Saldo;*
1910;"KASSE";47500.50;A;B;C;D
Eksempel 3: Kontonummer, Dimensjonsnr, saldo og kontotekst, med tomme kolonner
;Kontonr;Dimnr1;;;H;Kontonavn;
99;1910;55;1;10; 43500.00;KASSE ;En kommentar
99;1910;0;1;10; 4000.50;KASSE ;En kommentar til
Eksempel 4: Som over, men med Kontonummer, Kontotekst, Dimensjonsnr, Dimensjonstekst og saldo
Kontonr;Kontotekst;Dimnr1;Dimnavn1;H
1910;KASSE;55;Salgsavdelingen; 43500.00
1910;KASSE;0;; 4000.50
Eksempel 5: Kontonummer, Kontotekst, 12 perioder akkumulert
Kontonr;Kontotekst;H1;H2;H3;H4;H5;H6;H7;H8;H9;H10;H11;H12
1910;KASSE;47500.50;47500.50;47500.50;47500.50;47500.50;
47500.50;47500.50;47500.50;47500.50;47500.50;47500.50;47500.50
Eksempel 6: Som ovenfor, men med IB og 12 periodeverdier
Kontonr;Kontotekst;IB;P1;P2;P3;P4;P5;P6;P7;P8;P9;P10;P11;P12
1910;KASSE;47500.50;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;
0.00;0.00;0.00;0.00;0.00
Eksempel 7: Som ovenfor, men med dimensjoner
Kontonr;Kontotekst;DimNr1;DimNavn1;IB;P1;P2;P3;P4;P5;P6;P7;P8;P9;
P10;P11;P12
1910;KASSE;55;Salgsavdelingen;43500.00;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;
0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00
1910;KASSE;0;;4000.50;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;0.00;
0.00;0.00;0.00;0.00;0.00
Eksempel 8: Som eksempel 5, men med dimensjoner, uten dimensjonsnavn
Kontonr;Kontotekst;DimNr1;H1;H2;H3;H4;H5;H6;H7;H8;H9;H10;H11;H12
1910;KASSE;55;43500.00;43500.00;43500.00;43500.00;43500.00;
43500.00;43500.00;43500.00;43500.00;43500.00;43500.00;43500.00
1910;KASSE;0;4000.50;4000.50;4000.50;4000.50;4000.50;
4000.50;4000.50;4000.50;4000.50;4000.50;4000.50;4000.50
