Filtyper for vedlegg til RR-0002 Årsregnskap

Regnskapsregisteret mottok i 2005 over 35 000 årsregnskap via Altinn. En forholdsvis stor del av disse regnskapene hadde filvedlegg med filtyper som Regnskapsregisteret ikke fikk konvertert til bildefiler som en maskinelle jobb. Dette førte til at personell manuelt måtte "klippe og lime" dokumentene inn i formater som kunne konverteres, og dette var svært tidkrevende.

I år forventer Regnskapsregisteret å motta ca. 85 000 årsregnskap via Altinn. Dersom Regnskapsregisteret får en tilsvarende andel av årsregnskapene via Altinn med "umulige" filvedlegg i år, vil Regnskapsregisteret få en stor utfordring hvis de skal konvertere disse manuelt.

Årsregnskap som sendes inn med dokumenter som har en filtype som Regnskapsregisteret ikke får konvertert, risikerer å bli nektet under saksbehandlingen ved Regnskapsregisteret. Av denne grunn er det særdeles viktig at brukerne av fagsystem er klar over denne begrensningen når de skal foreta innsending av årsregnskap.

Følgende vedleggstyper kan anvendes ved innsendelse til Regnskapsregisteret:

• DOC

  Microsoft Word dokument

• DOT

  Microsoft Word dokumentmal

• RTF

  Rik Tekst Format (standardformat for tekstbehandlingsprogrammer)

• TXT

  Ren tekst

• XLS

  Microsoft Excel arbeidsbok

• PDF

  Portable Document Format (Adobe Acrobat)

• JPG

  Bildeformat

• GIF

  Bildeformat

• PNG

  Bildeformat

• TIFF

  Bildeformat

Det finnes likevel varianter som fører til at dokumentene ikke er tilgjengelig for Regnskapsregisteret:

• Dokumenter der det ikke er angitt filtypen i navnet.
• Hvis en bildefil kopieres over i et Word dokument, vil ofte bildet være bredere enn margene - dette fører til at dokumentet blir uten tekst. Send derfor det skannede dokumentet.

Dersom innsenderen har definert et utskriftsområde som ikke tar med all teksten i et Excel dokument, vil kun det merkede område vises i Regnskapsregisterets kontroll.

Les mer om filvedlegg på Altinn-portalens informasjonsside om innsendelse av årsregnskaper >>>

Man må være påpasselig Microsoft Excel arbeidsbøker at utskrift blir korrekt. Microsoft Excel regneark har enkelte særegenheter med hensyn til utskrift som man bør være klar over slik at det innholdet som kommer på utskrift / konvertering i Regnskapsregisteret blir korrekt.

Følgende forhold bør derfor iakttas for korrekt behandling:

• Det frarådes å bruke flere regneark i en arbeidsbok, da dette kan medføre at kun ett av regnearkene i arbeidsboken blir skrevet ut.

• Utskriftsområdet på et regneark kan være forskjellig fra det området på regnearket som er i bruk. Ta derfor alltid en forhåndsvisning på skjerm eller utskrift av regnearket forut for innsendelse, for å teste at utskriften blir korrekt.

• DOC

• RTF

• PDF

Finale-programmene anvender filvedlegg av følgende typer ved innsendelse til Altinn i tilfeller der vedleggene blir generert direkte fra Finale-programmene:

• DOC

• RTF

• PDF