Klient-katalog og nytt regnskapsår

Klientkatalogen i FINALE Årsoppgjør består av en enkelt katalog, og klientdata er ikke lagret i underkataloger til klientkatalogen. Programmet kan anvende og opprette midlertidige underkataloger, men disse katalogene vil ikke inneholde klientdata etter at klienten er lagret og lukket.

Programmet anvender den klientkatalogen som vises i klientkatalog-feltet i programmets klientoversikt. Det er mulig å anvende flere ulike klientkataloger til klientene. De ulike klientkatalogene kan man veksle mellom i valgboksen for klientkatalog i klientoversikten.

Dersom det er ønskelig å se på klientdata for ulike år, anbefaler vi at man installerer programmet i ulike programkataloger for hvert enkelt år, slik at f.eks. programversjon 19 for 2006 er i en katalog og programversjon 20 for 2007 i en annen programkatalog. Dermed er man i stand til å se på klientdata fra tidligere regnskapsår.

Ved overføring til nytt regnskapsår, vil FINALE Årsoppgjør ta vare på klientdata for det tidligere regnskapsår i en intern sikkerhetskopi av klienten. Dette betyr at programmet tar vare på klientdata, slik klienten er på det tidspunktet man overfører klienten til nytt regnskapsår.

Dersom en klient er åpnet i nytt regnskapsår (f.eks. regnskapsår 2007 med versjon 20), vil klienten fortsatt kunne åpnes med en tidligere årsversjon av programmet.

Ved åpning av klienten med en tidligere årsversjon, vil programmet ikke åpne klienten i siste regnskapsår, men åpne klienten i det regnskapsåret som gjelder for den programversjonen man åpner klienten med.

Dersom man åpner klienten med versjon 19 (2006) etter at klienten er åpnet og lagret med versjon 20 (2007), vil versjon 19 vise klienten slik den var i 2006 ved at programmet åpner den interne sikkerhetskopien fra årsoppgjøret for 2006.

Dette betyr at man ikke har behov for å ta kopi av klientkatalogen for å kunne se på klientdata fra tidligere regnskapsår med tidligere års programversjoner.

Denne funksjonaliteten gjelder for FINALE Årsoppgjør versjon 12 (regnskapsår 1999) og alle senere versjoner av programmet.

Det er ikke mulig å åpne klienten i en tidligere versjon av programmet samtidig som klienten er åpnet i inneværende år. Dersom man ønsker å ha klienten åpnet både i 2006 og i 2007 med versjon 19 og versjon 20 samtidig, må man åpne klienten i 2006 før man åpner klienten i 2007. Dette må gjøres ette rat klienten er overført til nytt regnskapsår med versjon 20 for 2007.

Klientdata for tidligere regnskapsår er pakket inn i en sikkerhetskopi-fil for angjeldende regnskapsår. Denne sikkerhetskopien befinner seg i klientkatalogen som en del av klientdataene.

Sikkerhetskopien er navngitt med Våånnnnn.ZIP der åå = regnskapsår (2 siste sifre) og nnnnn = klientnummer (med eventuelt innledende nuller for klientnumre lavere enn 10000). Sikkerhetskopi for klient nr 1 for regnskapsår 2006 vil f.eks. være navngitt med V0600001.ZIP.

Dersom man ønsker å pakke ut denne filen til en klientkatalog for å kunne endre klientdataene for dette regnskapsåret, kan dette gjøres på 2 ulike måter:

1. Ta kopi av sikkerhetskopi-filen for regnskapsåret navngitt med Våånnnnn.ZIP til en annen katalog der man ikke har FINALE-klientdata. Denne filen kan man endre navn på til ZIPnnnnn.ZIP. Deretter kan man legge klienten tilbake til en klientkatalog ved hjelp av den innebygde gjenopprettingsfunksjonen i programmet.

2. Man kan ved hjelp av et program for å behandle ZIP-filer (f.eks. WinZip), pakke ut innholdet i sikkerhetskopi-filen Våånnnnn.ZIP til en datakatalog. Man må unngå å pakke klienten ut til en katalog som allerede inneholder klientdata med samme klientnummer som det klientnummeret som er på klienten man pakker ut.

Dersom man ønsker å kopiere klientkatalogen slik den er ved utgangen av et regnskapsår før man overfører klientene til nytt regnskapsår, gjøres dette enklest fra Windows Utforsker.

Man må da markere katalogen som inneholder klientdataene, og kopiere hele katalogen.

Etter at man har kopiert hele katalogen, kan man endre navn på katalogen til ønsket navn, f.eks. med et navn som inneholder angivelse av regnskapsåret som man ønsker å beholde.

For regnskapsåret 2006 kan man f.eks. navngi den kopierte katalogen med Finale-klienter 2006 eller lignende.

Etter at man har kopiert klientkatalogen, må man i Finale-programmet for ønsket regnskapsår angi denne klientkatalogen som klientkatalog i klientoversikten.

FINALE Årsoppgjør har som standard hatt programkatalog som en underkatalog til katalogen Programfiler på C-disken (Engelsk: Program files). I Windows Vista heter katalogen alltid Program files, men vil i norsk Windows Vista-versjon vises som Programfiler i Windows Utforsker.

Windows Vista har beskyttet katalogen Program files, og katalogen kan ikke anvendes som klientkatalog for klientdata.

FINALE Årsoppgjør vil ved lokal installasjon foreslå katalogen Finale i Dokumenter på brukeren som klientkatalog.

Dersom man logger på datamaskinen med ulike brukernavn, bør klientkatalogen plasseres en annen plass på disken, og ikke i en brukerkatalog dersom man ønsker å få tilgang til klientdata med ulike brukernavn.

FINALE Rapportering og FINALE Årsoppgjør kan anvende samme klientkataloger.