Sammenslåing av FINALE Rapportering- og FINALE Årsoppgjør-klienter
Problembeskrivelse
- på forskjellige klientnumre i samme mappe
- på samme klientnumre men i forskjellige mapper
- på forskjellige klientnumre men i forskjellige mapper
Ønsket resultat av handlingen
- felles kontoplan-data
- integrert driftsmiddelregistrering
- felles firmaopplysninger
- m.m.
Saldotallene skal overføres fra FINALE Periodisering-klienten til FINALE Årsoppgjør-klienten, slik at du kan starte opp FINALE Periodisering og åpne samme klient som du åpner i FINALE Årsoppgjør, og dermed oppnå ønsket integrasjon.
Som et resultat av dette, vil saldotallene fra FINALE Periodisering bli tilgjengelig på denne felles klienten.
Du tar alltid utgangspunkt i at den klienten du anvender i FINALE Årsoppgjør, er den klienten du blir stående igjen med. Dette er viktig, i og med at de oppsett du har i FINALE Årsoppgjør, er såpass omfattende at du ikke får disse dataene overført til FINALE Periodisering-klienten på en trygg måte.
Overføring fra FINALE Periodisering-klienten omfatter kun overføring av saldotall, og vil normalt begrenses til 5 år tilbake i tid.
Når har du ikke behov for å anvende denne fremgangsmåten?
Dersom du har full integrasjon mellom regnskapssystemet og FINALE Periodisering, vil denne fremgangsmåten ikke være nødvendig å bruke.
Fra og med versjon 16 får FINALE Årsoppgjør og FINALE Rapportering tigjengelig integrasjon mot visse regnskapssystemer. DFette gjelder i første omgang systemene Visma Business, Visma Global og Visma Rubicon.
Denne integrasjonen har imidlertid kun relevans i de tilfeller der saldotallene i regnskapssystemet inneholder de avslutningstransaksjonene som er postert i FINALE Rapportering. Dersom regiskapssystemet ikke inneholder disse transaksjonene, må du anvende den fremgangsmåten som du finner nedenfor.
Fremgangsmåte for sammenslåing av klientdataene
1. Lag deg en mappe på disken for lagring av regnskapsdata som skal overføres.
2. Lag eventuelt en sikkerhetskopi av FINALE Årsoppgjør-klienten
Det kan være en fordel å lage en sikkerhetskopi av FINALE Årsoppgjør-klienten, slik at dersom du gjør en feil underveis, kan du starte på nytt med sikkerhetskopien.
3. Åpne FINALE Periodisering-klienten i FINALE Periodisering for eksport av data
Du må starte opp FINALE Rapportering og åpne den opprinnelige klienten i programmet, slik at du kan eksportere dataene.
4. Eksportere saldotallene fra FINALE Rapportering-klienten, år for år.
Dette gjør du ved å bruke menyvalget Konto > Vis egendefinerte kolonner.
Fremgangsmåten for eksport er beskrevet nedenfor punkt for punkt:
b. Velg regnskapsår som skal eksporteres
Da vil du få opp et skjermbilde med saldotall 12 perioder i året. Året vises i kolonneoverskriften.
Du kan, om du ønsker det, foreta eksport av saldotall for flere regnskapsår. For å velge regnskapsår, trykker du på verktøyknappen for periodevalg:
 | Velg periode |
Her vil du få opp et valg av regnskapsår og regnskapsperiode. Her velger du en periode innenfor det ønskede regnskapsåret. Hvilken periode du velger, er ikke av betydning, da kun årstallet anvendes av det kolonneoppsettet som er valgt. Du trykker deretter på verktøyknappen
 | Velg |
c. Eksporter dataene til fil
Du bruker eksport-knappen på hovedverktøylinjen for å eksportere dataene:
 | Eksporter data |
I eksport-bildet velger du:
- Eksport-definisjoner = Normal
- Format = CSV (Semikolondelt)
- Eksporter kolonnetitler = Ikke avkrysset
- Eksporter til = Fil
Trykk deretter på OK-knappen. Du vil da få opp et bilde der du angir katalog og filnavn for å lagre saldotallene på disk. Her velger du den katalogen som du opprettet foran i pkt 1 og angir et filnavn. Angi gjerne filnavn f.eks. slik for AS Produksjon for regnskapsår 2003:
- AS Produksjon Regnskapstall 2003.CSV
d. Foreta eksport av flere regnskapsår
Gjenta punkt b og c for de regnskapsår som du ønsker å eksportere. FINALE Periodisering støtter import for inntil 5 regnskapsår tilbake i tid for den metode som er beskrevet i denne artikkelen.
e. Eksport av budsjett-tall
Du kan også eksportere budsjett-tallene for et eller flere år slik at disse også kan importeres i den andre klienten.
Gjenta punkt a til d for budsjett. Husk at du i pkt a velger "Budsjett hittil 12 perioder pr år" for å få frem budsjett-tallene for eksport.
6. Bytt klient og importere data på mål-klienten
7. Angi nåperiode for første gang
Bruk menypunktet Tilleggsfunksjoner > Sett nåperiode for å sette nåperioden til den samme perioden du hadde på den opprinnelige klienten. Her setter du også periodelengden.
8. Menypunkt for import av de dataene som du eksporterte:
Du velger menypunktet Konto > Redigere kontoplan for å importere dataene til denne klienten.
For å importere henholdsvis regnskapstall og budsjett-tall, velger du følgende funksjonsknapper:
 | Les saldotall, 12 perioder |
 | Les budsjett / datasett, 12 perioder |
I feltet Regnskapssystem velger du Standard innlesing, 12 perioder. I filnavn velger du en av de filene som du eksporterte.
For å angi hvilket år du skal lese tallene inn til, MÅ du følge denne fremgangsmåten (du trenger ikke å gjøre dette på regnskapstall eller budsjett-tall som er samsvarende med klientens regnskapsår:
- Trykk på knappen "Vis importfil"
- Legg inn årstallet på første linje (legg inn et linjeskift etter årstallet slik at første linje kommer på linje 2)
- Trykk på Vis importfil en gang til og svar ja på spørsmål om å lagre endringen.
- Trykk deretter på OK-knappen for å importere filen.
Gjenta import til du har importert regnskapstall for alle regnskapsårene samt de ønskede budsjett-tallene.
